CTCビジネスサービス株式会社様

リニューアルしたファインアセットと棚卸専用プランで6万点の棚卸作業を効率化

               

CTCビジネスサービス 総務サービス部 資産管理サービス課 南様、五来様

伊藤忠テクノソリューションズ 人事総務室 総務部 資産管理課 河井様、折腹様

導入の経緯

CTCビジネスサービス（以下、当社）は、親会社である伊藤忠テクノソリューションズ（以下、CTC）および同社グループ企業に、総務・人事・情報システム領域をはじめとする各種コーポレート部門の関連業務、Webコンテンツの企画制作・保守・運用、パンフレットの企画制作などのサービスを提供しています。

上記サービスには、CTCが所有する膨大な量の資産の棚卸作業も含まれています。2017年までは当社担当者がCTCの各事業所を訪問し、手作業（資産に貼付されたバーコードシール読み取り）で棚卸を行っていました。しかし、対象資産増加によりこのスキームでの対応が困難になりつつあることから、2018年に中央システムの「fine asset（以下、ファインアセット）」を導入しました。

2022年以降は、リニューアルしたファインアセットの「棚卸専用プラン」を採用して棚卸作業を実施し、当社担当者の負荷低減ほか、高い費用対効果を得られています。

導入後の効果

導入前		導入後
当社担当者が各事業所を訪問し、手作業で棚卸作業を行っていた		CTC各部署の資産管理担当者が棚卸作業を担えるようになった
各事業所にアポイントを取り、決められた日数で作業を完了しなければならなかった		CTC担当者の都合で棚卸作業が出来るようになった
当社担当者の棚卸作業の負担が大きかった		当社担当者の負荷が低減され、他業務へリソースを割けるようになった

インタビュー

棚卸専用プランで6万点の棚卸作業を効率化

【課題】管理資産数の増加と働き方変革で手作業の棚卸に限界を感じていた

当社では、主にCTCグループの資産の手配・登録・支払い処理や棚卸業務を担当しており、管理しなければならない資産の数はCTCだけでも約6万点あります。CTCは、ITソリューションプロバイダーという業態上、管理資材はPCやサーバーが中心であり、CPUやメモリーなどの内臓品もすべて管理対象となっています。

これまでは、当社担当者が各事業所を訪問し機器に貼られているバーコードシールを読み取り、CTCの利用している資産管理システムの台帳データと照らし合わせていました。各事業所とのアポイント取りまで含めると、棚卸作業全体で1カ月から1カ月半の工数がかかっていました。また、年を追うごとに棚卸の対象となる資産数が増えてきており、当社担当者による棚卸作業の実施が現実的ではなくなってきていました。

あわせて、CTCグループとして、働き方変革が推奨されたこともあり、モバイルPCやスマートフォンを社員に配備して、ロケーションフリーのワークスタイルが採用されました。これにより、一定期間に人やモノを集めた棚卸作業の実施が難しい状況となってきていました。

この状況を踏まえCTCの棚卸作業をどう最適化するか考える中で、過去にスマートフォンを商材として扱う部門の担当者から、「スマートフォンを棚卸に活用できないか」と提案を受けたことを思い出し、2017年にスマートフォンを活用して棚卸を行えるツールを探し始めました。

【ファインアセットを選定した理由】800人の担当者が操作できる使い勝手の良さ

新たに採用するツールには、「誰でも・簡単に」棚卸作業を行えることが重要と考えました。
ファインアセットは、その点で作業イメージがしやすく利便性が良い製品であったため、2018年から利用を開始しました。

また、シンプルに使えて操作がわかりやすかったことも決め手の一つです。
ファインアセットを使うことになるCTCの担当者は約800人もいるため、「誰にでも使える」ことは非常に重要でした。

2021年にはファインアセットがリニューアルされ、新たに「棚卸専用プラン」が追加されましたが、CTCのように資産数が多い企業にとって最適な料金プランでしたので、2022年から利用しています。

【導入効果】当社担当者の負荷低減により、他業務へリソースを割けるようになった

ファインアセットのリニューアル後に、まず、CTC本社の神谷町オフィスに設置された900台の共用ディスプレイの棚卸作業に着手してみました。リニューアル前よりも読み取りの精度が改善されており、従来では3時間半かかっていた棚卸作業を1時間半で終えることができました。

これまではCTCの担当者がバーコードの読み取りが出来ない場合に、当社担当者が現地に行ってサポートすることがありましたが、現在は読み取りが出来ないことはほぼありません。結果として、その分を当社も他の業務にリソースを割くことができるようになったので、大きな効果を得られたと感じております。

読み取り精度向上以外にも、ファインアセットの管理画面に「本日どの部署の誰が何を読み込んだか」という情報が表示されるため、作業ログを都度ダウンロードしなくて実施状況が一目でつかめるようになりました。

あわせて、棚卸専用プランを利用し、棚卸時期以外は利用休止することで、ファインアセットの利用にかかっていたコストを3割ほど削減することができました。
リニューアル後のファインアセットは、さらに利便性が向上しながら、且つコストを抑えられる、非常に魅力的な製品と考えています。

中央システムの方には、2018年のファインアセット導入時から、迅速かつ丁寧な対応をしていただいております。不具合対応のために直接来社いただいたこともありましたし、メールでのちょっとした問い合わせにも的確な回答をいただいており、非常に助かっています。

CTCは部署が多いことから資産管理担当者が全体で800名程おりますが、担当者によって理解度に差があるものの、どの担当者にも問題なく利用いただいております。現在は読み取りに特化した使い方にとどめておりますが、今後は新機能の活用も可能と考えています。引き続き相談に乗っていただけると有難いです。

※この記事は2023年3月取材時の情報に基づいたものです。

※ファインアセットはAWS（Amazon Web Services）上で稼働

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