株式会社ウィザス様

複雑化したICT機器の管理業務を効率化し、棚卸の期間を3カ月から3週間に短縮

               

高校大学事業本部 教育運営部 教務DX支援室　ご担当者様

導入の経緯

ウィザスは、幼児から高校生までを対象とした「学習塾事業」、通信制高等学校の運営、中学生へのICT教育、社会人向けの資格取得・ITスキル向上を支援する「高校・キャリア事業」、ICT教育や能力開発などの「総合教育サービス事業」を展開しています。

その一部である「通信制高等学校の運営」において、新型コロナウイルス感染症対策としてオンライン上の授業や面談を実施する機会が増加。それに伴いICT機器を整備する必要性が生じ、PCやiPadなどの機器を新たに購入したり、キャンパス間で貸し借りしたりするようになりました。

その結果、備品管理業務が複雑化し、棚卸の際の負担が大きくなった同社では、中央システムが提供するクラウド物品管理・棚卸システム「fine asset（以下、ファインアセット）」の導入に踏み切りました。

導入後の効果

導入前		導入後
ICT機器の棚卸に最大3カ月かかっていた		ICT機器の棚卸業務を3週間に短縮
棚卸関連業務の負担が大きかった		本部とキャンパス双方の棚卸業務の負担を軽減
エクセル上でのICT機器の管理が困難に		ファインアセットでデバイスを一元管理、 貸し借り後の紛失も予防

インタビュー

複雑化したICT機器の管理業務を効率化し、棚卸の期間を3カ月から3週間に短縮

【課題】コロナ禍で導入したICT機器の管理が煩雑に

当社では日本全国54カ所で「第一学院高等学校」というキャンパスを運営しており、それぞれの校舎にPCやiPadなどのICT機器を導入しています。これまで備品を管理する際は、本部と各キャンパスで別々の備品管理用エクセルファイルを作成していました。備品の追加や変更があったらキャンパス側のエクセルに情報を入力し、その旨を本部へ連絡してもらうことで、何とか備品を管理してきたのです。

しかし、コロナ禍に突入してからは、インターネット上で授業や面談を実施せざるを得なくなりました。iPadやWebカメラ、マイク、スピーカーなどのさまざまな備品を大量に導入した結果、「どの校舎にどの機種や機器が何台あるのか？」「いつ導入したものなのか？」「次回のWi-Fi回線解約時期はいつなのか？」など、ICT機器や利用状況の管理・把握が難しくなったのです。当社では四半期に一度備品の棚卸をするのですが、本部側とキャンパス側の管理表の数値にずれが生じ、細かな確認を含めると棚卸に3カ月程度かかっていました。

【ファインアセットを選定した理由】管理項目のカスタマイズも含めて低コストで導入・運用が可能だった

当社は棚卸業務の簡素化、本部・キャンパス側双方の業務負担の削減、機器の数や導入した時期の一元管理を目的として、新しいシステムの導入を検討しました。その際社内では、専用シールを使ってICT機器を管理できるシステムで棚卸業務を行いたいと考えていました。

シールを使って機器を管理できるシステムを調べてみて、資料を集めた中から3社に絞り、各社からお話を聞いた上でファインアセットを採用したのです。

ファインアセットを選択した最大の理由はコストメリットにあります。
ファインアセットは初期費用も運用コストも他社より安価で、「コストをかけずにうまく備品管理をするように」という上層部からの要求を満たしてくれるソリューションでした。

その他、新システムの機能面については、管理項目を柔軟にカスタマイズできるかどうかを重視していました。ファインアセットは管理項目を自由に設定でき、回線の契約状況やアカウント情報など、さまざまな項目を柔軟に管理できます。それに対し、他のソリューションは登録できる項目が決まっていたり、さらにコストがかかるプランを契約する必要があったりするなど、当社の要件を満たしていなかったのです。

さらに言えば、膨大な数のICT機器の登録を本部側が１人で行わなければならないので、csvファイルでデータを登録できる機能は必須でした。当社で内製した管理シールを使ってICT機器を管理でき、新たに棚卸用の備品を導入せずに済むなど、ファインアセットのサービス内容は当社が希望する条件に合致していたのです。

当社は2021年の12月からファインアセットのテスト導入を開始し、テスト運用を経て2022年の4月から本格運用を開始しています。

ファインアセットには「テスト導入時に無料で全ての機能を試せる」サービスがあります。運用開始までのスケジュールは決まっていたため、当社のスケジュールに合わせて試用期間を調整してもらえて非常に助かりました。自社でcsv投入用のエクセルのデータを作成し、データの投入・調整・棚卸を事前に検証してから本格導入に踏み切れたためです。

セットアップ作業の工程に関しては、他社のソリューションより少なかったため、容易に導入作業を進められたと思っています。

【導入効果】3カ月かかっていた棚卸業務が3週間へ短縮できた

ファインアセットを導入してから1回目の棚卸が終了しました。以前は棚卸業務に３カ月かかっていたのですが、報告まで含めて棚卸業務を3週間程度に短縮できました。ファインアセットによって本部と各キャンパス間のデータを一元化することで、端末管理数や機種を把握しやすくなり、キャンパス側から問い合わせがあった際もスムーズに対応できるようになりました。キャンパス側がシステムへの対応に慣れれば、さらに棚卸期間を短縮できると期待しています。

導入の成果としては、本部側だけでなくキャンパス側の業務も効率化できたことを高く評価しています。ファインアセットをうまく活用してもらおうと事前に棚卸の手順書を用意したのですが、非常に使い勝手が良かったため、それも必要ありませんでした。物品を探し、台帳を開いて作業するという業務フローが減ったので、現場からも感謝されています。不満は全く上がってこず、逆に「もう少しこうしたらいいのでは？」というフィードバックをもらえるほどです。もちろん、上層部からも高評価されています。

ファインアセットを導入することで、想定外のメリットも享受できました。これまで生徒や外部の講師にICT機器を貸し出していると、まれに端末の所在が不明になることもあったのですが、ファインアセットで貸し出し項目を設定し、「いつ貸したか」「いつ返却されたか」を管理することで“貸し出し紛失”が防げるようになりました。請求書の発行も人手を介さずに、Web上で完結する点も魅力ですね。

ファインアセットはシンプルでありながら、機器管理に必要な機能を備えており、非常に使い勝手の良いシステムです。中央システムの担当者の対応もスムーズでしたので、カスタマーサポートにも非常に満足しています。今まで備品管理を担当していた私自身も棚卸業務を効率化できたことで、本来のミッションである教務DX支援に注力できています。当社の総務側でも備品管理に利用したいとの話も出ているので、また中央システムに相談したいと思います。

※この記事は2022年6月取材時の情報に基づいたものです。

※ファインアセットはAWS（Amazon Web Services）上で稼働

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