インヴェンティット株式会社様

MDM検証機の管理業務を効率化。1カ月かかる棚卸業務を2週間に短縮

               

人事総務部 情報システム担当 塩谷淳一様

導入の経緯

インヴェンティットは、MDM（モバイルデバイス管理）サービス「mobiconnect」および美術館・展示会の時間制来場者管理サービス
「ART PASS」の企画・開発・販売事業を展開しています。

昨今ではコロナ禍に起因するリモートワークの浸透により、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスを管理・運用することが困難となるケースが急増しており、情報セキュリティの観点から関心が高まっています。それは同社においても例外ではなく、当社社員へ貸与する端末だけではなく、プロダクト開発に伴う検証機が数百台あるため、当社におけるIT機器類の管理に苦慮しておりました。

また、事業拡大に伴う人員強化により、管理すべき機器の数が増加していたことも、運用・管理を難しくする一因でした。

ほぼ1名体制の情報システム部門では棚卸の負担が大きかったため、システム導入による運用・管理業務の効率化を検討。複数のシステムを比較した結果、中央システムが提供するクラウド物品管理・棚卸システム「fine asset（以下、ファインアセット）」の導入に至りました。

導入後の効果

導入前		導入後
検証機のみの棚卸に最大1カ月かかっていた		棚卸業務を2週間まで短縮
棚卸業務の負担が大きく、紛失などのトラブル対策に苦労していた		棚卸業務の負担を軽減できた上、不明端末がゼロになった
管理情報が多数のファイルに分散していた		ファインアセットによるIT機器の一元管理を実現

インタビュー

MDM検証機の管理業務を効率化し、1200台の棚卸業務を2週間で実現

【課題】煩雑化していた棚卸業務により、検証機の管理情報が不明瞭に

当社が提供するmobiconnectでは、ICTを教育に活用する全国各地の学校・教育委員会や、リモートワークを導入している企業にとって煩雑になりがちな「モバイルデバイスの管理」をサポートしています。同サービスの提供において必要となるのが「MDM検証機」です。

検証機は、開発部門の社員だけでなく、営業、カスタマーサポート、カスタマーサクセス部門の社員が、OSの種類ごと、過去から現在の最新機種まで必要であることから１人数台の保有が必要となります。このような状況の中で、従前の管理方法としては、検証機を保有している社員が１台ずつ機器の写真を撮影し、チャットツールにアップし、情報システム担当へ送付することで、情報システム担当が目視で確認した上で管理シートに入力するという手順で棚卸を実施していました。

しかし、検証機管理用の管理シートは部署ごとに分かれており、検証端末を管理していた前任者の退職に伴う引継ぎをきかっけとして、当社における検証機管理における課題を抽出。今後管理においては「いま誰がどこで何台使用しているのか」「この検証機を最後に誰が使用したのか」等の情報について客観性を担保しつつ強化することをテーマとしなければならないことが明確となりました。

検証機以外にも、当社では四半期に一度社内にあるIT機器の棚卸を行っています。これらの情報についても台数が多いことと、リモートワークを行う社員が多いこともあり、棚卸作業に1か月を要する状況でした。

【ファインアセットを選定した理由】必要な要件が揃ったシンプルなUIでコストメリットも高かった

当社では常勤は1名で情報システム領域を担当しており、管理情報の一元化・可視化と棚卸業務の簡素化を目指して、新しいシステムの導入を検討しました。

QRコードを貼るだけで多様なデバイスを管理できるシステムをリサーチした結果、3社のシステムに候補を絞り込んでから、資料を集めてお話しを伺いました。その後、2021年9月にファインアセットの無料トライアルサービスを利用。2021年の11月には本契約に踏み切りました。トライアルサービスを利用したのは、中央システムのファインアセットのみです。

ファインアセットを選定した理由は、当社にとって必要な機能が集約されていて、コストメリットが高かったためです。初期費用が無料でオプションによる追加料金もなく、運用にかかるコストも安価でした。他の2社の製品は必要以上にさまざまな機能が備わっており、コストも機能の分だけ高く設定されていたため試用には至っていません。

その他、UIが非常に優れていたことも、ファインアセットを選ぶ決め手になりました。新しいシステムを導入するにあたって、経営層を含めた全社員にとって使いやすいシステムであることは必須条件だったためです。

稼働にあたってはファインアセットの説明資料を作成し、全社ミーティングの際に説明しましたが、「ここが分からない」「使いにくい」といった声が挙がることはありませんでした。社員が喜んでくれたことは今でも印象に残っており、ファインアセットの導入は当社にとってメリットしかないと思えたエピソードでもあります。

セットアップ作業の工程では、当社の問い合わせに対して中央システムの担当者が常に的確で迅速な対応をしてくれたため、驚くほどスピーディーに導入を完了させられました。

【導入効果】業務が圧倒的に簡素化され、1200台のデバイスの棚卸を2週間で完了

ファインアセット導入後、2022年７月末に1回目の棚卸を実施しました。以前は棚卸業務に1カ月かかっていましたが、今回は業務内容を簡素化できたため、わずか2週間で棚卸を完了できました。次回の棚卸は9月末を予定していますが、ファインアセットにも慣れてきたため、1週間程度で完了できると見込んでいます。

導入後の成果としては、管理できる資産が400点から1200点に増えたことが挙げられます。当初は検証機の管理のみを想定していたのですが、ファインアセット導入により棚卸業務が非常に簡素化されたため、検証機以外のIT機器も一元管理できています。

また、「この検証機を誰が所持しているのかわからない」といったトラブルがゼロになったことも、ファインアセットを導入したうれしい成果です。当社全体としてISO27001の取得に向けて動いていたのですが、その際にファインアセットがGood Pointとして評価されました。品質や信頼性の高さが第三者からも評価され、導入して良かったと改めて実感しました。

社内からの評判も非常に良く、「IT機器以外の社内資産もファインアセットで管理したい」という声が各部署から挙がっているため、順次対応していく予定です。

ファインアセットの導入を通して、中央システムの魅力はユーザーの声に真摯に耳を傾けてくれる点だと感じました。今後も「ファインアセットにこんな機能が欲しい」といった要望があれば、積極的に相談したいと思っています。

※この記事は2022年9月取材時の情報に基づいたものです。

※ファインアセットはAWS（Amazon Web Services）上で稼働

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