共用のタブレットや社外持ち出し用PC、会議用備品などの貸出管理をExcelや紙台帳で運用していると、

• 返却したつもりが現物の返却漏れがあり、結果紛失してしまった
• 誰に貸出したか調べるのに時間がかかり、棚卸で資産を探すのが大変
• 返却予定日がわからず、次の使用予定を立てられない

といった課題が発生しがちです。

ファインアセットには、資産の予約から貸出・返却までを管理できる「貸出管理機能」が搭載されています。
日々の貸出業務を誰でも簡単に使える操作で行えるため、貸出状況の確認、予約登録、貸出・返却登録などの運用が定着し、正確な管理の実現に役立ちます。

本記事では、ファインアセットの貸出管理機能の基本的な流れと活用イメージをご紹介します。

ファインアセットでの貸出管理の流れ

① 資産の貸出状況を確認する

ファインアセットでは、貸出状況をカレンダー形式で確認できます。
各資産の貸出ステータスは色付きの矢印で表示されるため、
予約に空きがある状態なのか、貸出中なのか、予約が入っているのかを直感的に判断することができます。

従業員は貸出状況をカレンダーから把握し、空き状況を一目で把握できるので、
管理者へ問い合わせる等の手間を省くことが出来ます。

② 予約登録する

利用予定が事前に決まっている場合は、予め予約登録をしておくことで使用したい物品を確保しておくことができます。
貸出カレンダー上で予約登録をしたい日をクリックして貸出期間を入力し、[予約する]ボタンをクリックするだけで予約登録できます。

カレンダー上で複数の資産を選択し、一度の操作でまとめて予約登録を行う事もできます。

③ 貸出登録する

貸出予約した資産は、予約情報から[貸出する]ボタンをクリックすることで貸出登録を行うことができます。

予約を行っていない資産も当日に貸出状況が空いていれば、カレンダー上で貸出したい期間を入力し、[貸出する]ボタンをクリックして登録できます。

④ 返却登録をする

資産を返却する際は返却登録を行います。
貸出中を表す緑の矢印をクリックして、[返却する]ボタンで返却が完了します。

返却操作を行うことで貸出台帳が更新され、資産が再び利用可能な状態へ戻ります。

⑤ 未返却の場合

未返却の貸出資産が存在する場合、担当者に対してメール通知を送信できます。
メール通知は該当の資産が返却されるまで毎日送付されます。

ログイン直後に表示されるダッシュボード画面にも未返却アラートが表示されるので、管理者も未返却資産を容易に把握でき、期限内に返却されなったことが原因で資産が紛失してしまうといった状況を回避することができます。

スマートフォンアプリとバーコードを使った管理

スマートフォンアプリからバーコードを読み取ることで、予約・貸出・返却の貸出操作を貸出の操作を行ったり、自身の貸出状況の確認をすることができます。

バーコードをスキャンして予約、貸出、返却をすることができるので、アプリ上で現物を確認しながら貸し出しの操作を行えます。
貸出資産が返却されていないにもかかわらず、誤って返却済みとして登録するといったミスを防ぐことができます。

貸出資産一覧画面

貸出カレンダーの他に、貸出資産一覧画面では各資産の貸出情報を一覧で表示・検索することが出来ます。

貸出状況や貸出期間といった条件に加えて、資産台帳の項目を基に検索して
該当する資産の貸し出し状況を一覧で確認することが可能です。

そのため、

• 貸出担当者や貸出ステータスで絞込み、現在従業員への貸出を実施している資産を把握する
• 貸出情報に入力した案件名から、案件で利用している貸出資産を確認する

といった活用が可能です。

また、予約中の資産や貸出中の資産を選択し、一括で貸出/返却を実施することもできます。

貸出管理の通知機能

また貸出管理機能では、貸出に関する通知機能があります。
通知の設定を行うことで、自動で通知を送付することができます。

未返却の貸出資産をメールで通知する

未返却の貸出資産が存在する場合、貸出担当者に対してメール通知を送付します。資産の紛失を防いだり、次に予約が入っている資産が使用できないという状況を防止できます。

貸出予約をメールで通知する

貸出開始日の当日に、担当者に対して予約情報をメール通知します。貸出予約をメールで通知することで、担当者の予約忘れの防止や不要になった予約の取り消しを忘れずに実施することができます。

まとめ

貸出管理業務をアナログ運用やExcel台帳で行っている場合、
貸出状況が分からない、返却漏れが発生するといった課題が発生しやすくなります。

ファインアセットの貸出機能を活用することで、
管理者と各従業者が貸し出し状況を一目で把握でき、
資産の貸出状況を正確に管理することができるようになります。

資産の貸出状況をアナログで管理している方や、管理方法にお悩みの方は是非一度ご相談ください。