現物確認から台帳更新まで｜ファインアセットの棚卸方法をまとめて解説
棚卸システムを検討される際、QRコードによる現物確認をイメージされることが多いですが、実際には資産の種類や運用に応じて最適な棚卸方法を選ぶことが重要です。
本記事では、ファインアセットが提供する4つの現物確認方法に加え、棚卸時の資産情報の確認機能による台帳更新や、CSV取り込みによる一括棚卸機能も含め、各種棚卸方法をご紹介します。
それぞれの特長と活用シーンを分かりやすく解説しますので、自社に合った棚卸運用を検討する際の参考にしてください。
目次
「ファインアセット」の棚卸方法
ファインアセットは、様々な資産の棚卸業務を効率化し、スムーズな管理を実現するクラウド型システムです。
現物確認方法を資産の特性や現場の状況に応じて使い分けられるだけでなく、棚卸とあわせて資産情報を確認・更新できる機能や、CSVファイル取り込みによる一括棚卸にも対応しています。
| 棚卸方法 | 特長 |
| スマートフォンでバーコードを読み取って棚卸 | ・バーコード読取だけで簡単に現物確認を実施 ・品番確認や手入力のミスを減らし、棚卸作業の工数を削減 |
| スマートフォンで写真を撮影して棚卸 | ・バーコード付きラベルが貼れない資産など、現物チェックの証跡を残すことが可能 ・資産の消耗具合を棚卸記録として残すことが可能 |
| Webブラウザから棚卸 | ・ラベル発行や貼り付け作業なしで、すぐに棚卸を開始できる ・ブラウザ上から簡単に棚卸を実施可能 |
| スマートフォンから画面タップで棚卸 | ・紙のリストの代わりにスマホを持ち歩いて棚卸が可能 ・棚卸した結果はリアルタイムで反映 |
| 資産情報を確認して棚卸＋台帳の最新化 | ・現物確認と同時に資産情報の最新化が可能 ・確認する資産項目は運用に合わせて選択可能 |
| ファイルをインポートして一括棚卸 | ・CSVインポートにより、複数資産をまとめて一括棚卸が可能 ・MDM製品など、別システムで管理している資産も合わせて棚卸を一元管理できる |
資産の存在を確認する棚卸
ファインアセットは、4つの方法を使い分けて資産が実在しているかを確認することができます。
物品の特性や自社の状況に合わせて、最適な棚卸方法を選択できます。
スマートフォンでバーコードを読み取って棚卸
物品に貼られたQRコードラベルを、スマートフォンのカメラで読み取って現物確認を行う方法です。スキャン履歴がそのまま証跡として残せることに加え、品番検索や手入力が不要となり、入力ミスや作業工数を大幅に削減することができます。
＜特長＞
- 正確な現物確認と証跡管理を両立できる
- 目視による見間違いや書き写しのミスを削減できる
スマートフォンで写真を撮影して棚卸
スマホのカメラで対象資産を撮影し、その画像をそのまま棚卸しのエビデンス（証跡）としてシステムに保存する方法です。ラベルの貼付けが難しい資産を管理している企業や、資産の状態確認まで行いたいケースで活用されています。
＜特長＞
- QRコードラベルの貼付けができない資産でも現物確認の証跡を残せる
- 現物確認と併せて傷や摩耗などの物品の状態を記録できる
Webブラウザから棚卸
台帳に表示された資産の一覧から、対象の「棚卸ボタン」をクリックしてステータスを更新する方法です。専用のスマホアプリをインストールしたり、バーコードラベルの印刷も不要なため、準備の手間を掛けずにスタートできます。
一覧画面を見ながら存在が確認できた資産の棚卸ボタンをクリックしていくだけの操作で棚卸実行ができるため、システム操作に不慣れなスタッフでも扱いやすいことも特長です。
＜特長＞
- ブラウザ画面の一覧からボタンをクリックするだけで棚卸実行ができる
- システムに慣れていない利用者でも簡単に実施できる
- 事前準備を最小限に抑えて棚卸を実施できる
スマートフォンから画面タップで棚卸
スマートフォン上に表示される資産の一覧から画面上のボタンをタップするだけで棚卸が完了します。
PCを持ち歩けない環境でも、リスト上から対象資産を消し込んでいく感覚で棚卸しが進めらるので、紙の棚卸台帳からの移行の第一歩として移行しやすい棚卸方法です。
＜特長＞
- QRコードの印刷や貼付けが不要で、現物確認の証跡を残せる
- 狭い倉庫内など、PCが持ち運べない環境でもスムーズに現物確認ができる
- 紙のリストの代わりにスマホで棚卸ができる
資産台帳を最新化する棚卸
資産情報を確認して棚卸＋資産情報の最新化
ファインアセットでは、棚卸時に資産情報を確認/編集し、登録内容を最新化できるので現場で資産を確認しながら、そのまま台帳情報の更新を行うことができます。
棚卸時の確認項目は柔軟に指定できるので、資産の「使用者」や「所在」「使用状況」に誤りがないかを確認・修正して棚卸を行う運用が可能です。
この機能により、棚卸のタイミングで必要な情報を効率的に見直すことができるので、日々の運用で発生してしまう台帳の更新漏れを棚卸時に修正し台帳を最新化することができます。
複数の資産を一括で棚卸
ファイルをインポートして一括棚卸
CSV取り込みによる一括棚卸も可能です。
主に他システムで取得した資産情報をCSVで取り込み、まとめて棚卸棚卸を実施する際に活用できます。
例えば、MDMで管理されているPCやスマートフォンについてはCSVインポートによって一括棚卸を行い、MDMの管理対象外となる資産はファインアセット上で棚卸を実施することで、棚卸の管理をファインアセットで一元化することができます。
このように一括処理と現場での確認作業を組み合わせることで、効率的な棚卸運用を実現できます。
自社の運用に合わせて棚卸方法を制御
ファインアセットでは、現物確認方法を使い分けるだけでなく、資産ごとに適用する棚卸方法を制御することが可能です。
＜運用例＞
- 基本はバーコード読み取りによる棚卸だが、SDカードのようにバーコードを貼付できない資産はWeb画面からの棚卸を行えるようにする
- 摩耗などの確認が必要な器具は、写真撮影を必須にして棚卸時に状態の確認を行う
まとめ
ファインアセットであれば、資産情報を登録するだけで棚卸業務を始められる手軽な方法から、ミスを極限まで減らしつつ簡単に棚卸の証跡を残せる方法まで、物品の特性に合わせて自由に組み合わせることができます。
自社に合う棚卸方法や活用方法がわからないお客様は、お気軽にご相談ください。
