物品管理の業務において、「台帳には登録されているが実物は存在しているのか」「棚卸作業に時間がかかる」
「貸し出したPCは返却されているのか」といった不安や課題を感じたことはないでしょうか。

こうした課題の解決策として、多くの企業で導入が進んでいるのがバーコードを活用した物品管理です。
バーコードやQRコード付きラベルを資産に貼り付け、スマートフォンなどで読み取ることで、棚卸や資産管理を効率的に行うことができます。

しかし、「各プランで何が違うの？」「無料プランはどこまで利用できるの？」と悩まれる方も少なくありません。
本記事では、バーコード管理の仕組みやメリット、そしてファインアセットで実現できるバーコード管理についてご紹介します。

なお、本記事ではバーコードおよびQRコードを活用した管理を総称して「バーコード管理」と表記します。

バーコードを活用した物品管理

物品管理におけるバーコード管理とは、管理対象の資産や備品にバーコードやQRコード付きのラベルを貼り付け、そのバーコードをスマートフォンやハンディターミナルなどで読み取ることで資産情報を管理する方法です。

バーコードを読み取るだけで対象資産をすぐに特定できるため、棚卸作業や貸出管理、資産情報の確認など、さまざまな物品管理業務で活用することができます。

現在でも、物品管理をExcelや紙台帳で運用している企業は少なくありません。
しかし、管理対象となる資産数が増えるにつれて、管理工数の増加や確認作業の煩雑化といった課題が発生し、運用に限界を感じるケースも増えています。

• 台帳上の資産と実物が一致しているか確認するのに時間がかかる
• 棚卸のたびに管理番号を目視で確認している
• 貸出した備品の返却状況を把握しにくい
• 管理対象が多く、確認作業の負担が大きい

バーコード管理を導入することで、現物に貼付されたラベルを読み取るだけで対象資産を特定できるため、確認作業や棚卸業務の効率化につなげることができます。

バーコード管理のメリット

バーコード管理は、物品管理業務の効率化だけでなく、管理精度の向上にも役立ちます。
ここでは、バーコード管理を導入することで得られる主なメリットをご紹介します。

• 管理ミスを防止できる
  バーコードを活用することで、人の目による確認や手入力に依存した運用を減らし、
  棚卸業務などのミス防止につながります。
  
• 手入力を削減できる
  バーコードを読み取るだけで対象資産を特定できるため、管理番号の手入力や検索の手間を削減できます。
  入力作業の負担を軽減し、日々の管理業務を効率化します。
  
• 現物と台帳の管理情報を紐付けて管理できる
  バーコード付きラベルを資産に貼り付け、現物と資産情報を紐づけて管理できるため、
  バーコードを読み取り台帳上の管理情報をすぐに把握できます。

バーコード管理の検討をお勧めする企業

バーコード管理はすべての企業で必須というわけではありません。
しかし、管理対象や運用規模が大きくなるにつれて、導入効果は大きくなります。

次のような企業は、バーコード管理の導入を検討することをお勧めします。

• 管理対象の資産や備品が増えている
  管理対象が増えるほど、棚卸や資産確認に必要な工数も増加します。特に、棚卸のたびに管理番号を目視で確認する運用では、資産数の増加に伴い作業時間も長くなります。
  バーコード管理ではラベルを読み取るだけで対象資産を特定できるため、目視確認の手間を削減し、棚卸や資産確認を効率化します。
• 定期的な棚卸を実施している
  監査対応や内部統制の観点から定期的に棚卸を実施している企業では、台帳と現物が一致しているかを確認する必要があるため、担当者の負担が大きくなることがあります。
  バーコード管理では、ラベルを読み取るだけで対象資産を特定できるため、棚卸作業を効率化し、工数削減につながります。
• 貸出資産の貸出・返却管理を行っている
  資産の貸出・返却業務を頻繁に行う企業では、「誰が利用しているのか」「返却されているのか」を正確に把握する必要があります。
  バーコード管理では、対象資産を読み取りながら貸出・返却を記録できるため、貸出状況を正確に把握することが可能です。その結果、返却漏れの防止や貸出資産の紛失防止、管理精度の向上につながります。

ファインアセットで実現するバーコード管理

ここまで、バーコード管理の仕組みやメリットについてご紹介しました。
ここからは実際の活用シーンとあわせて、ファインアセットで実現できるバーコード管理をご紹介します。

ファインアセットでは、バーコード（QRコード）付きラベルの発行から棚卸、資産情報の確認まで、
日々の物品管理業務にバーコードを活用することができます。

バーコード付きラベルの発行

ファインアセットでは、市販のラベルプリンタと連携してバーコード（QRコード）付きラベルを発行できます。
キングジムの「テプラ」やブラザー製のラベルプリンタを利用し、資産管理用ラベルを印刷することが可能です。

また、登録済みの資産情報をファインアセットから出力し、一括でラベルを印刷することもできます。
大量の資産にラベルを貼付する場合でも、ラベルの発行作業を効率的に進めることが可能です。

さらに、資産の種類に応じたラベルテンプレートを用意しているため、ラベルのレイアウトをゼロから作成する必要はありません。
テンプレートをベースにお客様の運用に合わせたデザインへ調整することで、自社の管理方法に適したラベルを作成できます。

バーコード読取りによる棚卸

専用のスマートフォンアプリ（Android / iOS）からバーコードやQRコードを読み取るだけで簡単に棚卸を実施できます。

管理番号を目視で確認したり、台帳を見ながら照合する必要がないため、棚卸作業を効率的に進めることが可能です。
また、バーコードを読み取ることで対象資産を正確に特定できるため、管理番号の見間違いや資産の取り違えによる棚卸ミスの防止にもつながります。

現物を確認しながらその場で棚卸結果を登録できるため、紙への記録や複数人によるクロスチェックの負担を軽減し、棚卸工数の削減を実現します。

バーコードを活用した貸出・返却管理

スマートフォンアプリからバーコード(QRコード)を読み取ることで、資産の予約・貸出・返却を行うことができます。

また、読み取った複数の資産をまとめて予約・貸出・返却できるため、会議で使用する共有PCやプロジェクター、スピーカーなど、複数機器を一括で貸し出す場合でも効率的に運用できます。

貸出時には「どの資産を貸し出すのか」、返却時には「対象資産が確実に返却されたか」を確認しながら運用できるため、貸出資産の紛失を防止して正確な貸出業務を実施することが可能です。

バーコードを読取り資産情報を確認

スマートフォンアプリからバーコード(QRコード)を読み取り、その場で資産情報を確認できます。

例えば、サーバールームや会議室など資産が設置されている場所でバーコードを読み取るだけで、管理番号や管理部署、返却すべき場所などの情報を参照することが可能です。
そのため、台帳を確認するためにパソコンのある場所まで戻ったり、管理担当者へ問い合わせたりする手間を削減できます。

また、棚卸や資産調査の際にも現物を確認しながら資産情報を参照できるため、資産の特定や情報確認をスムーズに行うことができます。

まとめ

バーコード管理は、管理番号の手入力削減や棚卸業務の効率化だけでなく、現物と資産情報を紐付けて管理することで、管理精度の向上にも役立ちます。

また、ファインアセットでは、バーコード付きラベルの発行から棚卸、資産情報の確認、貸出・返却管理まで、さまざまな物品管理業務にバーコードを活用できます。

一方で、物品管理にバーコード運用は必須ではありません。
ファインアセットではバーコードを利用しない運用にも対応しているため、お客様の管理方法や運用ルールに合わせてご利用いただけます。

バーコードを活用した物品管理をご検討中の方はもちろん、まずはバーコードを利用せず物品管理システムの導入を検討したいという方は、お気軽にお問い合わせください。