ファインアセットで実施する棚卸の流れを徹底解説

棚卸業務は、資産を正確に把握し、適切に管理するために欠かせない重要な業務です。

しかし、対象資産の洗い出しを行い、現物確認の結果を台帳に入力し、各拠点と都度進捗確認の連絡を取り
資産ごと・拠点ごとの棚卸結果を集約することは、全体の管理を行う総務側と現物確認を行う現場側どちらにも
負担がかかります。

ファインアセットなら、棚卸の準備から現物確認、進捗管理、結果確認まで、棚卸業務の一連の工程を一元化することで
管理者・実施担当者双方の負担を軽減し、工数削減やミス防止を実現します。

本記事では、ファインアセットで棚卸業務を行う際の全体的な流れをご紹介します。

棚卸業務の全体の流れ

ファインアセットを利用した棚卸は、以下の流れで進めます。
棚卸業務の各工程を、ファインアセット上で一気通貫で行うことができます。　

1.棚卸対象資産の選定と棚卸リストの作成
2.棚卸作業の実施
3.進捗状況の確認・管理
4.棚卸結果の集計・確認

棚卸対象資産の選定と棚卸リストの作成

ファインアセットでは、棚卸対象の資産をリスト化することで棚卸業務の進捗確認がとても簡単になります。

1つのリストで複数の拠点や部門の棚卸を管理できるため、
拠点・部門ごとにリストを作成する手間がなくなり、棚卸準備の工数削減を実現します。

また、棚卸対象資産を所在や管理部署などの条件で絞り込み、リストを分けて作成することも可能です。
設定した絞り込み条件は保存できるため、棚卸リスト作成時には条件を選択するだけで対象資産を抽出でき、次回以降の棚卸準備もスムーズに行えます。

棚卸作業の実施

準備が完了したら、実際に棚卸作業を行います。

ファインアセットでは、台帳の作成と資産情報の登録が完了すれば、PCのブラウザ画面上ですぐに棚卸業務を実施できます。
さらにスマートフォンアプリからQRコードをスキャンして棚卸することで、業務工数の削減と正確性の向上を同時に実現出来たり、棚卸時に現物の写真を撮影して証跡を残すことも可能です。
加えて、現物確認時に資産情報を確認/編集し、そのまま台帳情報の更新を行うことができます。

各種棚卸方法については、以下の記事で詳しく解説しています。
『現物確認から台帳更新まで｜ファインアセットの棚卸方法をまとめて解説』

進捗状況の確認・管理

ファインアセットでは、各資産の棚卸ステータスをグラフで表示することができます。
対象資産の全体の進捗を、ステータス毎に円グラフ上に色分けして表示されます。

棚卸時の資産の状況として「未実施」「終了」の他に、「データ不備」や「不明資産」といったステータス管理を行う事ができます。

『未実施』	棚卸がまだ実施されていない状態
『終了』	棚卸が完了した状態
『データ不備』	資産台帳の情報と、現物確認を行った際の資産の状況が異なっている状態　例：資産台帳上は使用者がAさんになっているが、実際に使用していたのはＢさんだった
『不明資産』	資産台帳に登録されているものの、現物が見当たらない状態

これらのステータスを確認することで、資産の種類や管理部署、拠点ごとに資産情報の更新漏れの傾向や
紛失の発生頻度を把握できるようになり、管理ルール見直しを検討するきっかけになります。

全体の進捗だけでなく、部門ごと、所在ごと、資産の種類ごとの進捗を棒グラフで確認することができます。

進捗を視覚的に把握することで、棚卸業務全体が順調か、遅れているのかを一目で把握することができます。

進捗を視覚的に把握でき、各拠点や部署毎の進捗もリアルタイムで共有できるので
各拠点の担当者に確認を行う手間や、拠点側の集計作業を不要にすることが可能です。

棚卸結果の集計・確認　

棚卸作業の完了後は、棚卸結果の画面で棚卸対象資産の各ステータスごとの件数と割合を表示することができます。

「データ不備」や「不明資産」となった資産を簡単に把握できるため、部門ごとの資産管理状況を確認できます。
例えば、不明資産が多く発生している部門を特定し、管理ルールの見直しや改善につなげることが可能です。

ファインアセット導入による効果　

ファインアセットを活用することで、棚卸作業の実施から進捗管理、結果集計までを効率化でき、棚卸業務全体の工数削減につながります。ご利用いただいているお客様の中では、作業工数が3ヶ月から3週間に短縮できた等、大幅な効率化を実現できた企業が多くございます。
さらに、資産情報の更新漏れや登録漏れを定期的に確認することで、不明資産が減り無駄な資産の購入を防ぐことにもつながっています。

ファインアセット導入による効果をさらに知りたい方は、導入事例をご覧ください。